Autres options pour se réunir en ces temps de confinement
Beaucoup d’outils et d’environnements existent pour partager des choses. Google Drive, Dropbox, WeTransfer, … sont les services les plus connus. Il existe aussi beaucoup de moyens pour se parler, se téléphoner ou se réunir via téléconférence. Skype, WhatsApp, Teams, Slack,… sont quelques-unes des options les plus connues. Il existe aussi beaucoup de systèmes d’email, solutions de productivité, … Souvent ces services se basent sur le modèle de “Freemium”: une partie des options du service sont gratuites et si plus d’options sont désirées il faut alors mettre la main au portefeuille.
Bien que beaucoup de ces services fonctionnent correctement, il existe 2 pièges courants:
- Fragmentation: Ces services spécialisés ne font pas partie d’une seule plateforme. Ceci a pour conséquences que les utilisateurs doivent s’enregistrer de façon individuelle, que pour chacune de ces plateforme un login individuel est exigé et que l’information est souvent diffusée via différents canaux. Cela peut entraîner l’exclusion de certaines personnes, la perte de données, la duplication et la gestion de versions complexes, des courbes d’apprentissage multiples et plus longues et … des fuites de données potentielles.
- Manque de contrôle: Bon nombre de ces services fonctionnent principalement selon une approche d’égal à égal. Cela signifie que ce sont principalement des individus qui créent et partagent des données, là encore avec un ou plusieurs autres individus. Et cela sur autant de canaux que de fragmentations. Cela a également des conséquences potentielles pour votre section locale qui reste responsable et redevable (il suffit de penser au RGPD) pour la gestion et le traitement corrects des données et (dans le pire des cas) pour le traitement de toute violation de données.
Et maintenant? A présent, nous sommes au beau milieu de la crise du coronavirus. Soudainement, nous ne pouvons plus nous réunir. Soudainement, nous sentons que le besoin d’aides technologiques est plus urgent. Soudainement, la fragmentation et l’utilisation du contrôle deviennent davantage pénibles. Bien qu’aucune solution unique ne soit infaillible et complète, Microsoft a fait de grands efforts ces dernières années sur sa plateforme «Microsoft 365». Il s’agit d’un service sur lequel vous pouvez faire en toute sécurité des e-mails, le partage de fichiers, un chat, des conférences audio et vidéo, la co-création, etc. Mais c’est aussi un service qui coûte de l’argent … Comment est-ce que cela se passe exactement?
Enfonçons une porte ouverte: pour être en règle avec vos licences, vous devez également payer quelque chose en tant qu’organisme à but non lucratif, sauf si vous n’utilisez que la version «Freemium» de 1 des produits: Microsoft Teams.
Combien devez-vous donc payer?: Très peu en fait.
- Microsoft utilise la règle suivante pour leur formule de base (Office 365 E1) concernant les licences gratuite de donation: “Les offres pour organisations à but non lucratif sont uniquement destinées aux employés d’organisations à but non lucratif rémunérés et aux employés FTW non rémunérés (équivalent à temps plein) ayant une gestion, des opérations et des responsabilités fiduciaires quotidiennes importantes, qui n’utilisent pas la licence pour générer des revenus personnels. Les bénévoles, les membres et les bénéficiaires à but non lucratif ne sont PAS éligibles aux licences et abonnements à but non lucratif.” (source: https://www.microsoft.com/nl-be/microsoft-365/nonprofit/office-365-nonprofit) En gros: Ceci n’est pas adapté au contexte JCI.
- Il
existe aussi une offre pour les bénévoles/membres nommée “Office 365 E1 for
nonprofit volunteers”: Celle-ci n’est PAS gratuite mais très bon marché. Elle
coûte 2,05 EUR (TVAC) par membre, par mois donc 24,54 EUR (TVAC) par membre, par
an.
- En cette période de crise, Microsoft a rendu cette option gratuite pour une durée limitée. En effet, ces services sont gratuits pour une durée de 6 mois.(source: https://www.linkedin.com/pulse/supporting-nonprofits-igos-during-covid-19-justin-spelhaug/)
En gros: Iln’y a aucune raison de de ne pas commencer à utiliser ces services. Une fois que la suite est activée, vous recevez pour chacun de vos membres :
- Boîte mail professionnelle avec agenda et gestion des contacts de 50GB que l’on peut coupler à son propre nom de domaine (« prénom.nom@SectionLocale » par exemple). Ceci est aussi le nom d’utilisateur avec mot de passe afférent pour tous les autres services.
- Sécurité d’accès renforcée grâce à une activation simple de l’authentification multifacteurs
- 1 TB de stockage de fichiers personnels dans le cloud via OneDrive Entreprise
- Accès à
part entière aux versions web et smartphone des différentes applications
d’Office
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
- …
- Déverrouillage
des options Premium de diverses applications Windows 10, Android, iOS et Web
telles que
- Microsoft To-Do (intégrée avec Microsoft Planner, Sticky Notes, OneNote & Outlook)
- Microsoft Forms
- Microsoft Sway
- Microsoft Kaizala
- Accès (controlé) à tous les services de la section locale, tels que configurés dans le portail de gestion
De plus, au niveau de votre section locale, vous recevrez :
- Un nombre illimité de boîtes mail partagées de 10 Go auxquelles vous pouvez donner accès aux membres (ou les refuser), comme par exemple facturation@sectionlocale.be, ca@sectionlocale.be, info@sectionlocale.be, …
- Un stockage cloud et portail Web gérés de manière centralisée avec gestion des droits d’accès sur Microsoft SharePoint. (1 To + 10 Go par licence utilisateur)
- Un portail numérique central pour les annonces, grâce à Yammer.
- Un système simple de répartition des tâches et de suivi, grâce à Planner
- Une plateforme à part entière pour collaborer et rencontrer des personnes à l’intérieur et à l’extérieur de votre section locale JCI grâce aux équipes Microsoft
Comment s’enregistrer pour cette offre?
- (Optionnel): Consultez un partenaire Microsoft accrédité pour les licences à but non lucratif.
- Visitez le portail: https://nonprofit.microsoft.com/register
- Cliquez sur le bouton bleu «s’inscrire» en bas

- Cliquez sur jusqu’à ce que vous puissiez saisir des données:





- Les étapes suivantes sont explicites.
L’accréditation après ce processus peut prendre quelques jours, mais s’opère généralement très bien une fois que vous avez terminé ces étapes. Techsoup / Socialware effectue l’administration nécessaire en coulisses. Cette accréditation vous donne également des avantages supplémentaires (non payantes), mais que nous ne développerons pas ici.
Vous êtes toujours réticent à opter pour cette offre? Il existe tout de même la version « Freemium » de Microsoft Teams, même si vous manquez toutes les autres, au moins vous découvrez les possibilités précieuses qu’Office 365 E1 apporte.
OK, maintenant vous êtes pleinement engagé (convaincu ?), mais vous devez encore commencer. Nous avons ce qu’il vous faut:
- Cette vidéo peut déjà vous mettre sur la bonne voie et ne prend que 20 minutes de votre temps.
- Techsoup propose un mini-entraînement de 90 minutes.
- Microsoft offre beaucoup de supports et de formations supplémentaires via sa page dédiée à cet effet.
Vous avez encore des questions? Cette feuille de route a été rédigée pour vous par Jeroen Huylebroeck, membre de JCI Aalst et partenaire chez Flexamit. Flexamit est également un partenaire Microsoft certifié pour soutenir les organisations à but non lucratif. N’hésitez pas à le contacter à l’adresse jeroen.huylebroeck@jci.be ou à l’appeler au +32 478 67 43 24.
Bonne chance!